Mzdová karta: Definice, náklady a poskytovatelé platebních karet

Platební karta, někdy označovaná jako mzdová karta, je předplacená debetní karta zaměstnavatelé používají k placení zaměstnanců, kteří nemají bankovní účet. V některých státech je regulovaná platební karta jako elektronický platební typ. Karty stojí málo, aby se nastavily, a můžete je získat od specializovaných poskytovatelů, některých bank nebo mzdových společností.

Poskytneme vám informace o tom, jak platit svým zaměstnancům mzdovou kartu místo papírové šeku nebo přímého vkladu. Platební karty nabízejí oproti papírovým šekům některé výhody, a to, že zaměstnanci nemusejí chodit do bank, aby je mohli vydělat. Budeme také sdílet návrhy na poskytovatele platebních karet a rizika, kterým se vyhnete při nabízení platebních karet svým zaměstnancům - jako jsou skryté bankovní poplatky.

Možná budete chtít zvážit použití full-service mzdového poskytovatele, jako je ADP, který vám umožní snadno zpracovat mzdy online a platit zaměstnance prostřednictvím přímého vkladu, tištěné výplaty, nebo platební karty. Klikněte zde pro bezplatnou cenovou nabídku.

Států se zvláštními pravidly pro mzdové karty

Níže uvedený graf ilustruje požadavky státu na podniky, které vydávají platby elektronicky, jako jsou platební karty a přímé vklady. Například, New York a Kalifornie, ukázaný v bílé barvě dovolí zaměstnavatelům nabídnout možnost platební karty, ale jediný kromě papírové kontroly. Bezpapírový systém není povolen jako jediná možnost v těchto státech.

Pravidla státu pro použití platební karty jako elektronické platební metody
Zdroj dat: //rapidpaycard.com/

Stavy uvedené výše v zelená, stejně jako Texas, povolit bezpapírový platový systém, jako je přímý vklad a / nebo platební karty. Nevyžadují papírové šeky, které mají být nabídnuty. Kromě toho většina států má předpisy o platebních kartách, jako je např. Vyžadování bezplatných výběrů bankomatů nebo zajištění určitého způsobu, jak může zaměstnanec dostávat plnou mzdu bez placení poplatků za služby.

Některé státy zakazují zaměstnavatelům, aby získávali jakýkoli druh provize nebo pobírali výhody z platebních karet zaměstnanců. Proto důrazně doporučujeme používat poskytovatele platebních karet - ať už PEO, mzdového softwaru, banky nebo společnosti poskytující kreditní karty -, která je obeznámena se zákony o platbách zaměstnanců ve všech státech, ve kterých vaši zaměstnanci pracují.

Většina zaměstnavatelů používá hotovost, papírové šeky nebo přímý vklad jako způsob platby zaměstnancům. Ale peníze a šeky mohou být ztraceny nebo odcizeny. A ne každý zaměstnanec má běžný účet. Takže zde jsou čtyři dobré důvody, proč může platební karta dávat smysl pro vaše podnikání.

1. Karty jsou jednodušší pro zaměstnance bez bankovních účtů

Nejčastějším důvodem, proč by chtěl podnik poskytnout platební kartu, je to, že je výhodnější pro pracovníky, kteří nemají bankovní účet. Podle Federální korporace pojištění vkladů (FDIC) nemá 7% domácností bankovní účet a téměř 20% jednotlivců ho nepoužívá. FDIC označuje tyto osoby jako nebankové nebo nedostatečně financované.

Zde je to, co říká jeden majitel firmy:

„Vysoce podporujeme všechny zaměstnance, kteří nemají bankovní účet, aby mohli využít služby platebních karet. Primární výhodou pro ně je, že jejich mzdové prostředky jsou k dispozici okamžitě. Platební karty jim ušetří čas (a v některých případech i náklady) na to, že budou muset kontrolovat své šeky, protože mnoho z nich fyzicky jede do své místní banky nebo do šeku.- Jonathan Marsh, CAEd, majitel domácích pomocníků Bradentonu

2. Platební karta šetří čas

Platební karta je podobná platební kartě, kde zaměstnavatel převádí mzdové prostředky na účet zaměstnance při výplatě. Rozdíl je v tom, že namísto toho, aby peníze šly do bankovního účtu nebo bankovního účtu, jsou placené mzdy přidávány do debetní karty zaměstnance. Jonathan Marsh dodává:

„Šetříme čas tím, že nemusíme zpracovávat ruční kontroly. Proces zřízení zaměstnance s platební kartou je rychlý a musí být proveden pouze jednou pro jednotlivého zaměstnance.

Marsh si všimne další výhody úspory času:

"Největší výhodou je, že platební karty umožňují společnosti dostat mzdy dolarů z obchodního bankovního účtu okamžitě po zpracování mzdy."

Kromě úsporného času navíc ušetříte čas na sladění svých účtů nebo na obavách o práci.

3. Paycard šetří peníze

Platební karta vám ušetří peníze za standardní papírové šeky, ať už v čase, kdy je tisknete a předáte je, nebo v ceně papíru a poštovného. Stejně jako přímé vklady, to obvykle stojí nic, co nabídnout možnost platby kartou pro zaměstnance, i když někteří dodavatelé mzdové může mít poplatek za správu elektronických platebních možností.

Řekněme, že mzdu provozujete každý druhý týden pro 25 zaměstnanců. To je 26 mzdových listů ročně pro 25 zaměstnanců na 50 centů za každou standardní známku první třídy na poště. To by stálo 325 dolarů ročně jen v poštovném; váš administrativní čas, papír a obálky stojí navíc.

A pokud se kontroly ztratí, zruší nebo znovu vydají, stojí to ještě více. S výherními kartami, jakmile je výplatní listina zpracována, jsou peníze tam.

4. Paycard pomáhá předcházet kontrole podvodů

Kontrola podvodů nastane, když někdo krade vaše obchodní informace, jako je směrovací číslo na vašem běžném účtu, aby získal neoprávněný přístup k finančním prostředkům. Může také nastat, když někdo nějakým způsobem upraví šek, například změnu částky nebo jména příjemce.

Nicméně i v případě ztráty nebo odcizení karty je to méně riskantní než šek. Platební karta, stejně jako každá předplacená debetní karta, vyžaduje pro získání prostředků použití PIN; snižuje riziko neoprávněného použití. Kartu samotnou lze vyměnit.

Novější dodavatelé, kteří se zaměřují výhradně na platební karty, mohou zaměstnavatelům poskytnout jedinečné možnosti platebních karet pro zaměstnance. Některé příklady jsou Global Cash Card, rychlé! PayCard, mzdová karta FlexWage a Sole. Váš mzdový software může být často nastaven tak, aby umožňoval přímé elektronické platby těmto poskytovatelům platebních karet třetích stran, a to stejným způsobem, jakým nastavujete přímý vklad.

Někteří z těchto poskytovatelů platebních karet platí úroky nebo nabízejí odměny. Jiní posílají textové zprávy držitelům karet po obdržení finančních prostředků. Většina z nich stála zaměstnavatele jen velmi málo nebo vůbec nic. FlexWage však doporučujeme, pokud chcete kartu, která se vydá ve stejný den, kdy je požadována, a chrání fondy zaměstnanců smlouvou o pojištění odpovědnosti za škodu.

Vyzkoušejte FlexWage

Kromě práce s kartou, můžete být schopni nastavit platební karty s vaším stávajícím poskytovatelem mzdových služeb, bankou, společností poskytující kreditní karty nebo dokonce profesionální organizací zaměstnavatelů (PEO). Někteří z těchto poskytovatelů mohou nabízet doplňkové služby vašemu podniku mimo poskytování platebních karet.

Mzdová služba a software

Většina online mzdových služeb nebo softwarových společností má možnost poskytovat elektronické platby, jako jsou přímé vklady nebo platební karty. Mnozí z nich jsou schopni vydávat zaměstnancům výplatní kartu přímo nebo prostřednictvím spolupráce s poskytovatelem platebních karet třetích stran.

Mzdový software zjednodušuje celý mzdový proces tím, že vám umožňuje zadávat hodiny, mzdy a informace o zaměstnancích. Zpracovává čisté mzdy, často tím, že umožňuje tisk šeků nebo poskytování elektronických plateb s jednorázovým nastavením.

Pokud hledáte mzdovou službu, zvažte služby ADP, poskytovatele mzdového softwaru pro malé firmy, který umožňuje vašim zaměstnancům vybrat si zaplacení prostřednictvím přímého vkladu, výtisku nebo platební karty. Kromě zpracování mezd nabízí ADP také personální služby, včetně benefitů a time managementu, daňové evidence a podpory compliance. Klikněte zde pro bezplatnou cenovou nabídku.

Navštivte stránku ADP

Banky a družstevní záložny

Protože platební karty jsou podobné debetním a kreditním kartám, banky jako Chase a US Bank a družstevní záložny nabízejí platební karty jako součást své služby v oblasti bankovnictví. Ve skutečnosti, Chase rozhraní s ADP nabídnout platební karty ve 23 státech. Mějte však na paměti, že existují poplatky, které mohou vaši zaměstnanci vzniknout po prvních několika výběrech platebních karet. Pokud jdete touto cestou, ujistěte se, že hledáte možnost platby kartou, kterou mohou vaši zaměstnanci používat zdarma.

Zkuste Chase

Poskytovatelé kreditních karet

Podobně jako banky nabízejí poskytovatelé kreditních karet jako Visa, Mastercard a American Express také předplacené možnosti debetních karet, které mohou zaměstnanci použít jako platební kartu místo přímého vkladu.

Vyzkoušejte Visa

Organizace profesionálního zaměstnavatele

Nejvhodnějším způsobem, jak poskytnout zaměstnancům možnost platby kartou, je spolupráce s profesionální organizací zaměstnavatelů (PEO), která pro vás spravuje většinu personální a mzdové agendy zaměstnanců. Samozřejmě, že bys nebyl partnerem PEO jen pro platební kartu.

PEO může vašemu podniku poskytnout služby v oblasti lidských zdrojů, zaměstnaneckých výhod, zpracování mezd, daní na konci roku a platebních možností, jako je platební karta. Takže pokud už používáte PEO, nebo máte zájem pracovat s jedním, pak se ptát na možnosti platebních karet je dalším krokem.

Pokud potřebujete pomoci s výběrem PEO, zprostředkovatel jako The Huldisch Group vám může nabídnout službu PEO na základě vaší polohy a odvětví a pomůže vám s vaší HR, výhodami a mzdovými potřebami.

Navštivte Huldisch Group

Existuje jen velmi málo slabých stránek, které nabízejí platební karty, pokud budete dodržovat pravidla ve vašem státě. Ale uvědomte si poplatky, které mohou vaši zaměstnanci účtovat. Některé bankomaty účtují nákladné servisní poplatky, až 5 dolarů nebo více za výběr. Banky mohou také účtovat zaměstnancům kontrolu zůstatků nebo výběr prostředků. Přidá Marsh:

„Jediná nevýhoda, kterou jsem viděl z používání platební karty, je pro zaměstnance. Společnost jsme podepsali smlouvu o výplatě karet poté, co jsme ji prodali poskytovateli platebních karet, který nás prodal ve všech bezplatných aspektech služby. Naši zaměstnanci však zjistili, že některé služby související s použitím platební karty způsobují poplatky, jako jsou některé výběry z bankomatu, stejně jako dotazy týkající se zůstatku prostřednictvím telefonního hovoru. “

Pokud se rozhodnete poskytnout svým zaměstnancům možnost použít platební kartu namísto přímého vkladu nebo papírového šeku, ujistěte se, že strávíte několik minut vzdělávání, jak se vyhnout placení servisních poplatků. Zahrnout témata jako:

  • Jak používat bankomaty v síti, bankéři nebo pokladní systémy, abyste získali informace o hotovosti a zůstatku, abyste se vyhnuli placení poplatků
  • Jak uložit jejich PIN zapamatováním, a ne mít to psaný nebo držel kdekoli blízko jejich platební karty
  • Kdo kontaktuje v případě, že potřebuje náhradní kartu, pokud je ztracena nebo odcizena

Zatímco nabídka platebních karet je skvělou volbou, nemělo by zaujmout místo jiných platebních metod, jako je přímý vklad - koneckonců zaměstnanci mají možnost volby. Ale ve státech, kde je legální poskytovat platební kartu místo papírového šeku, vám může ušetřit čas i peníze. Zvažte nabízení karty svým zaměstnancům, zejména pokud zaměstnáváte pracovníky bez bankovního účtu.

Nezapomeňte, že ADP může poskytnout zaměstnancům mzdové karty, stejně jako přímý vklad a tištěné výplaty. Také získáte celou řadu online HR služeb, včetně dodržování daňových předpisů, řízení času a výhod. Kliknutím získáte cenovou nabídku zdarma.

Navštivte stránku ADP

Loading...