Jak vytvořit Google Sheets CRM v 7 krocích [+ Free Template]

Software pro řízení vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management - CRM) pomáhá prodejním týmům udržovat přehled o potenciálních zákaznících, kontaktech a příležitostech. Zatímco specializované CRM obsahovaly přidanou funkcionalitu, můžete snadno nastavit CRM pro Google Sheets, abyste mohli sledovat nejdůležitější informace, pokud právě začínáte. Ukážeme vám, jak používat sedm jednoduchých kroků.

Samozřejmě, pokud chcete udělat více než jen záznamy v Google Sheets, Freshsales je CRM, které nabízí volně navazující plán, který obsahuje snadno použitelné rozhraní založené na prohlížeči a také intuitivní mobilní aplikaci. Placené plány jsou také k dispozici za ceny, které vyhovují rozpočtu pro malé podniky. Můžete si vyzkoušet některý z plánů zdarma po dobu 14 dnů, když se přihlásíte ke svému bezplatnému účtu ještě dnes.

Zdarma šablony Google CRM šablony

Nastavení první tabulky pro sledování vašich kontaktů, kontaktů a obchodních příležitostí nemusí být složité ani děsivé. Kromě toho, že vás provádíme kroky, které si můžete sami nastavit, jsme zahrnuli bezplatnou šablonu, kterou můžete použít ke správě kontaktů a nabídek. Vytvořili jsme tuto šablonu CRM ke stažení ke stažení, ale můžete snadno postupovat podle stejných kroků a vytvořit tak podobnou funkci v aplikaci Excel.

Stáhněte si zdarma CRM šablony tabulky

Chcete-li nastavit CRM v tabulce, postupujte podle těchto sedmi kroků:

1. Definujte svůj prodejní proces

Než začnete vytvářet CRM pomocí tabulkového procesoru, věnujte určitý čas definování prodejního procesu, stejně jako tomu, co chcete sledovat, a poté rozhodněte, jaké informace jsou důležité pro zahrnutí vašich obchodů a kontaktů. To vám ušetří čas a úsilí později, pokud jste již definovali svůj proces a naplánovali, jak se vaše kontakty budou pohybovat ve vašem prodejním potrubí.

Několik aspektů procesu, který byste měli zvážit, zahrnuje:

Rozhodněte, jak mají být kontakty sledovány

Vytvořit list pro sledování kontaktů, které mohou být buď vedení nebo zákazníci. Někteří CRM poskytují schopnost sledovat každý z nich odděleně, což může být užitečné při třídění, kdo je zákazník nebo partner, a kdo je stále v čele procesu. Pro účely našeho CRM formuláře Google je jednodušší jednoduše použít sloupec pro označení typu kontaktu než kopírování a vkládání.

Zvažte, jak se nabídky budou pohybovat ve vašem procesu

Nabídky jsou prodejní příležitosti, které se snažíte zavřít. Doporučuji vytvořit samostatný list v sešitu tabulkového procesoru sledovat průběh obchodů. Zvažte, jak přesouváte nabídky prostřednictvím svého prodejního procesu a jak identifikujete jednotlivé fáze.

Určete etapy procesu potrubí

U obou potenciálních zákazníků a obchodů byste měli zvážit fáze procesu prodeje, které budete sledovat ve svém CRM. To jsou různé kroky ve vašem potrubí, které pomáhají přesouvat náskok od počátečního objevu prostřednictvím uzavření dohody.

Můžete například použít následující etapy pro své potenciální zákazníky:

  • Příchozí dotaz - Toto je fáze, kdy poprvé obdržíte dotaz od potenciálního zákazníka. Možná vyplnili formulář na webové stránce nebo vám poslali e-mail. Ještě nevíte, zda jsou vhodné, ale projevili nějaký zájem.
  • Kvalifikovaný náskok - Tuto fázi použijte k reprezentaci zákazníků, které nejlépe odpovídají vašemu cílovému zákazníkovi, a nejpravděpodobněji se stanou zákazníky. Máte další informace, a to buď z přímého kontaktu, nebo proto, že zákazník prošel marketingovým zúžením.
  • Konzultace - To představuje okamžik, kdy máte k dispozici posouzení potřeb zaměřené na prodej, abyste určili specifické potřeby, které má váš olovo, a zda je budete schopni splnit s vaším produktem nebo službou.
  • Návrh - Toto je fáze, ve které jste vytvořili a předložili prodejnímu návrhu potenciálnímu zákazníkovi na základě posouzení potřeb, které jste provedli.
  • Smlouva - V této fázi uveďte, kdy vaše kontakty přijaly váš návrh, a vyjednáváte a připravujete smlouvu o podnikání.
  • Vyhrál / Ztracen - To je obvykle poslední etapa procesu prodeje a indikuje, zda se vedení stalo zákazníkem.

Identifikujte potenciální zdroje olova

Měli byste také použít tabulku sledovat, kde se vaše vede pochází, takže můžete provádět informovaná rozhodnutí o tom, kam investovat své budoucí marketingové úsilí. Určení, zda vedoucí nebo obchodní příležitost přišla z osobního doporučení, online reklamy nebo kampaně vedoucí generace, vám může pomoci sledovat a sledovat vaše marketingové úsilí a vyhodnotit, které úsilí je nejúčinnější při vytváření nových obchodů.

2. Vyberte si tabulkový software

Jedním z důležitých faktorů, které je třeba zvážit, je, který tabulkový procesor použít. To nemusí vypadat jako velký problém, ale tabulka, kterou si vyberete, je opravdu důležitá, zejména pokud potřebujete funkce pro sdílení nebo pokročilé formátování. Dvě z nejoblíbenějších nabídek tabulkového procesoru jsou Google Spreadsheets a Microsoft Excel, ale pro uživatele Mac existují i ​​čísla Apple. Můžete se podívat na náš článek o G Suite vs Office 365 pro více informací o tom, jak tyto dva porovnat.

Pro tento návod použijeme Google Sheets k reprezentaci každého z kroků, protože ho může kdokoli s adresou Gmail používat zdarma. Pokud používáte Excel, kroky jsou stejné a můžete je jednoduše upravit tak, aby vyhovovaly drobným rozdílům v Excelu v názvosloví. Kromě toho, pokud jste uživatel aplikace Excel, můžete jednoduše kliknout na odkaz šablony výše, a stáhnout jako soubor Excel.

Export do aplikace Excel ze služby Google Sheets CRM

Listy Google

Služba Google Sheets je součástí sady G Suite pro produktivitu prohlížečů a je dostupná pro každého, kdo má účet Gmail. Jedním z nejsilnějších rysů Sheets je spolupráce v reálném čase a sdílení funkcí, což umožňuje více uživatelům prohlížet a upravovat stejný dokument současně. To je ideální pro týmy, které chtějí vytvořit centrální CRM prostřednictvím sdílené tabulky, která je snadno dostupná pro všechny uživatele na všech svých zařízeních.

Microsoft Excel

Excel je zdaleka nejpoužívanějším tabulkovým procesorem firem pro vše od účetních výkazů až po řízení lidských zdrojů. Je k dispozici jako desktopová aplikace na počítačích se systémem Windows a Mac, stejně jako na mobilních zařízeních a je také k dispozici jako aplikace založená na prohlížeči jako součást sady Office365 pro produktivitu. Použití aplikace Excel k sestavení tabulky vám umožní využít některé z pokročilých funkcí, například makra, která se tam nacházejí.

Čísla

Další možností pro uživatele Mac, aby zvážili, je Numbers from Apple. Čísla jsou k dispozici jako aplikace pro stolní počítače a iPad / iPhone a také pro prohlížeč. Čísla zahrnují funkce sdílení v reálném čase prostřednictvím služby iCloud, což uživatelům umožňuje udržovat synchronizaci tabulek mezi zařízeními a mezi sdílenými uživateli. Čísla se snadno používají a umožňují mnoho pokročilých výpočtů aplikace Excel, ale jsou k dispozici pouze pro systémy MacOS a iOS.

3. Vytvořte tabulku

Dalším úkolem je vytvořit tabulku a připravit ji pro použití jako CRM. Budeme procházet kroky, které vás připraví začít přidávat kontaktní informace za minutu, ale než to uděláme, existuje několik položek pro úklid, které usnadní používání tabulky.

Rozhodněte se, kam mají být data zpřístupněna

Jednou z prvních možností, kterou budete muset udělat, je to, zda budete pracovat především se svým souborem na ploše nebo pokud budete chtít k němu mít přístup kdekoli. Volba, která je nejlepší závisí do značné míry na tom, zda budete sdílet svůj CRM s ostatními členy týmu, nebo pracovat na něm sám.

Aplikace Excel je nabízena jako samostatná aplikace pro stolní počítače a aplikace pro mobilní zařízení a prohlížeče prostřednictvím předplatného služby Office 365. Tabulky Google jsou na druhé straně k dispozici pouze prostřednictvím cloudu. Pokud budete sdílet přístup s ostatními, zjistíte, že lepší verze je online verze aplikace Excel nebo Google Sheets.

Vytvořte si listy

Většina tabulkových softwarových aplikací umožňuje vytvořit více listů sešitů (nesmí být zaměňovány s tabulkami Google, programem) v rámci jednoho souboru. To je obzvláště užitečné pro vytváření CRM v tabulce, protože můžete využít různé listy pro sledování kontaktů a obchodů. Doporučujeme nastavit dva listy ve vašem sešitu, abyste mohli sledovat své kontakty a nabídky zvlášť.

Nastavení vašich stránek Google Sheets CRM

List číslo 1: Kontakty

Vaše „kontakty“ jsou lidé, s nimiž komunikujete a komunikujete s nimi. Mohou to být nové vedení, stávající zákazníci, partneři nebo dokonce zdroje doporučení. Tento list použijete pro sledování svých informací a pro poznámky o interakcích a konverzacích.

List číslo 2: Nabídky

Váš list „nabídky“ se používá pro sledování prodejních příležitostí, které představují konkrétní obchody, které se snažíte uzavřít, a pohybujete se ve vašem procesu prodeje. Některá průmyslová odvětví, jako je například cloudový software jako služba (SaaS), nemusí nutně sledovat nabídky, ale spíše vedou vedoucí procesy vedoucím k uzavření prodeje, když se zaregistrují. Mnoho průmyslových odvětví však prodává buď produkty nebo služby (nebo obojí) a potřebuje způsob, jak sledovat svůj prodejní proces.

Zadejte předvolby sdílení

V závislosti na tom, zda pracujete na tomto CRM sám, nebo pokud jej budete používat s týmem, budete chtít nastavit předvolby pro sdílení. Jednou z výhod služby Google Sheets nebo Office365 online je, že více členů týmu může pracovat na stejném souboru v reálném čase, což usnadňuje a zjednodušuje spolupráci. Tím zajistíte, že všechny vaše kontaktní informace budou aktuální a poskytnou členům prodejního týmu nejaktuálnější informace pro práci.

V Google Sheets je sdílení tak jednoduché, jak kliknete na modré tlačítko „Share“ v pravém horním rohu rozhraní. Můžete buď určit konkrétní přístup k souborům jednotlivců, nebo, pokud jste zákazníkem firmy G Suite, můžete povolit všem jednotlivcům ve vaší organizaci komunikovat se souborem za předpokladu, že sdílí stejnou doménu na svém e-mailu a profilu uživatele.

Nastavení sdílení v aplikaci Google Sheets CRM

Nastavte zabezpečení a oprávnění uživatele

Vzhledem k tomu, že budete ukládat osobní a obchodní informace svých kontaktů, bezpečnost je důležitým faktorem. G Suite i Office365 používají 128bitové automatické šifrování pro ukládání dat o zákaznících a používají k přenosu dat ze serveru a ze serveru protokol HTTPS. Obě jsou také kompatibilní s HIPAA při použití verzí prohlížeče nebo mobilní aplikace. Funkce sdílení obou možností navíc umožňují omezit přístup ke konkrétním jednotlivcům.

4. Název nadpisů sloupců

Nyní, když nastavíte svůj soubor tabulky, musíte pro každý sloupec vytvořit záhlaví. Budete používat sloupce pro různé typy informací, které chcete sledovat pro každý kontakt nebo dohodu. Řádky v tabulce budou obsahovat jednotlivé záznamy. Jedním z důvodů, proč se zamyslet nad hlavičkami, které používáte, je to, že každý představuje datový bod, který budete moci později použít k třídění, vyhledávání a vyhledávání konkrétních záznamů.

Záhlaví kontaktních listů

Doporučujeme použít následující záhlaví pro kontaktní list, můžete jej však upravit a přidat další typy informací, které potřebujete sledovat. Tento seznam vám pomůže ujistit se, že získáváte informace, které potřebujete ke spojení se svými zákazníky a zákazníky a přesouvejte je prostřednictvím svého prodejního procesu.

Hlavičky, které jsme použili v naší šabloně, jsou následující:

  • Kontakt - Každá transakce by měla být spojena s osobou, ať už vedoucí nebo existujícím zákazníkem.
  • E-mailem - E-mail pro primární kontakt.
  • Telefon - Hlavní nebo primární telefonní číslo kontaktu.
  • Společnost - Toto pole použijte pro společnost nebo účet, ke kterému je transakce přidružena.
  • Název - To je často užitečné vědět, kde váš kontakt zapadá do jejich celkové organizace, zejména když potřebujete vědět, zda je pravděpodobné, že jsou rozhodující nebo ne.
  • Adresa - Zde budete sledovat poštovní adresu svého kontaktu.
  • Typ kontaktu - Vzhledem k tomu, že tento list můžete použít pro sledování několika různých typů osob, s nimiž komunikujete, budete chtít určit, zda se jedná o kontakt, zákazníka nebo jiný typ kontaktu.
  • Etapa - V závislosti na tom, jak získáváte nové potenciální zákazníky, můžete toto pole použít k tomu, abyste sledovali, kde je váš kontakt v procesu vedoucí péče.
  • Zdroj - Vědět, odkud vaši noví zákazníci pocházejí, vám pomáhá lépe se rozhodovat o prodeji a marketingu, takže toto pole použijete pro sledování, odkud každý kontakt přišel.
  • Poslední kontakt - Budete chtít sledovat, kdy jste naposledy komunikovali s kontaktem, takže toto pole použijete k aktualizaci data při každém e-mailu nebo mluvení s kontaktem.
  • Poznámky - Udělejte si zde poznámky o konverzacích nebo jiné komunikaci, kterou máte s kontaktem, ao všech nezbytných akčních krocích. Tím zajistíte, že budete mít vždy příští informace, nebo s nimi někdo jiný ve svém týmu.
  • Majitel - Toto pole slouží k označení, kdo je zodpovědný za tento obchod.

Vytvoření záhlaví kontaktu v aplikaci Google Sheets CRM

Záhlaví listů

Podobně jako u „záhlaví kontaktů“ nahoře doporučujeme použít následující záhlaví pro váš list transakce. Stejně jako dříve, neváhejte přidat další záhlaví sloupců na základě informací, které potřebujete přesunout obchody prostřednictvím svého prodejního procesu, ale tyto by se měly ujistit, zachytit a sledovat nejdůležitější informace.

Použili jsme je ve výše uvedené šabloně:

  • Název dohody - To je to, co budete nazývat dohoda, například, "Webové stránky pro úklidové služby Bob." Použijte jména, která budete moci rychle najít a spojit se specifickými prodejními příležitostmi.
  • Popis nabídky - Kromě názvu může být užitečné zahrnout stručný popis obchodu tak, aby vám i vašemu týmu bylo umožněno odkazovat na rozsah prodejní příležitosti.
  • Hodnota nabídky - To představuje odhadovanou nebo navrhovanou hodnotu obchodu. V závislosti na typech produktů nebo služeb, které prodáváte, to může být jednorázová cena nebo může představovat hodnotu smlouvy rozloženou v čase.
  • Kategorie nabídky - Pokud prodáváte více typů produktů nebo služeb, můžete to snadno identifikovat typ prodejní příležitosti. V příkladu, který jsem zmínil, může být kategorie „design webových stránek“.
  • Stupeň řešení - Pomocí výše definovaných fází můžete pomocí tohoto pole snadno určit a identifikovat, kde se každá prodejní příležitost nachází v procesu prodeje.
  • Kontakt - Každá transakce by měla být spojena s osobou, ať už vedoucí nebo existujícím zákazníkem.
  • E-mailem - To by měl být e-mail pro primární kontakt.
  • Telefon - Toto by mělo být telefonní číslo primárního kontaktu.
  • Společnost - Toto pole použijte pro společnost nebo účet, ke kterému je transakce přidružena.
  • Zdroj - Vědět, odkud vaši noví zákazníci pocházejí, vám pomůže učinit lepší prodejní a marketingová rozhodnutí, takže toto pole budete používat pro sledování, odkud každý obchod pochází.
  • Pravděpodobnost uzavření - Pokud si chcete dát obrázek, který obchod je s největší pravděpodobností uzavřen, můžete použít toto pole ke sledování procentuální pravděpodobnosti, že se každá obchodní příležitost uzavře. To vám umožní vypočítat aktuální hodnotu každé transakce.
  • Poslední kontakt - Kdykoli budete kontaktovat kontakt, měli byste toto pole aktualizovat tak, abyste mohli později zjistit, které nabídky potřebují vaši pozornost, na základě toho, jak dlouho jste byli v kontaktu.
  • Poznámky - Když mluvíte s kontaktem o obchodě, poznamenejte si konverzaci, postup a všechny potřebné kroky. Tím zajistíte, že budete mít vždy příští informace, nebo s nimi někdo jiný ve svém týmu.
  • Majitel - Toto pole slouží k označení, kdo je zodpovědný za tento obchod.

Vytvoření záhlaví obchodů v aplikaci Google Sheets CRM

5. Importujte stávající data

Bez ohledu na to, co jste dosud používali pro sledování svých kontaktů, budete chtít všechny tyto kontaktní údaje přesunout do nové tabulky, abyste ji mohli začít používat k uzavření více nabídek a převodu dalších potenciálních zákazníků na zákazníků. Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout v závislosti na tom, kde jsou aktuálně uloženy vaše kontaktní informace.

Zde je několik nejčastějších způsobů importu informací:

Ručně zadejte data

V závislosti na tom, kolik kontaktů máte, je jedním z nejjednodušších způsobů, jak naplnit vaši novou tabulku CRM, zadávání kontaktních informací do tabulky ručně. V každém řádku tabulky jednoduše zadáte jeden záznam kontaktu nebo dohodu. Pokud máte zatím jen několik kontaktů, je to zvládnutelný způsob, jak dostat vaše informace do CRM s minimálním množstvím práce.

Importovat z e-mailu

S největší pravděpodobností jste doposud sledovali všechny své kontaktní komunikace pomocí e-mailu. To funguje dobře, když máte jen malý počet kontaktů nebo obchodů, ale může být ohromující, protože toto číslo roste (což je pravděpodobně důvod, proč hledáte lepší řešení). Mnoho CRM nabízí přímou integraci do aplikace Outlook nebo Gmail, ale pro tuto příručku chceme hovořit o tom, jak tyto informace získat z vaší schránky a do své zcela nové tabulky.

Pokud používáte službu Gmail, můžete své kontakty jednoduše exportovat do souboru CSV, otevřít tento soubor v aplikaci Excel nebo v aplikaci Google Sheets a poté tyto záznamy zkopírovat do nové tabulky. Pro mnoho uživatelů to může být nejjednodušší možnost, ale pokud máte velký počet kontaktů, dobrou zprávou je, že existují způsoby, jak tento proces automatizovat.

Například MailParser.io umožňuje exportovat e-maily a přeložit je do tabulky. Je to placená služba, ale mají 14denní bezplatnou zkušební verzi, během které můžete exportovat dávku souborů a posílat je do nové tabulky.

Import z jiného softwaru

Pokud jste dříve používali nějaký typ nástroje pro správu kontaktů, jako je adresář nebo seznam kontaktů aplikace Outlook, můžete své kontakty obvykle exportovat jako soubor CSV, který lze otevřít v aplikaci Excel nebo Google Sheets. To platí i v případě, že používáte nástroje jako Mailchimp nebo Konstantní kontakt a chcete přesunout své kontakty do tabulky CRM.

Profesionální tip: Pokud právě používáte některý z těchto nástrojů, je někdy jednodušší tento krok provést nejdříve a exportovat kontakty do souboru CSV. Poté otevřete tento soubor v aplikaci Google Sheets nebo Excel a upravte výslednou tabulku tak, aby odpovídala výše popsanému formátu. Tímto způsobem budete mít kontaktní informace již ve svém CRM a pak můžete podle potřeby přidávat a přesouvat sloupce.

6. Vytvořit automatizace a integrace

Jednou ze silných výhod tabulkového procesoru je, že jej můžete používat nejen k ukládání informací, ale také k interakci s daty. To transformuje váš CRM ze seznamu jmen na nástroj, který můžete použít k tomu, abyste zůstali na vrcholu svého prodejního procesu a vyhráli nové obchody.

Zde je několik způsobů, jak nastavit tabulku CRM tak, aby fungovala pro vás:

Přidat podmíněné formátování

Podmíněné formátování umožňuje vytvářet pravidla založená na informacích v buňce. Můžete například nastavit pravidlo, které změní barvu pozadí buňky na červenou, pokud je datum ve sloupci „poslední kontakt“ více než před čtyřmi týdny, které vás upozorní, že je třeba se dostat k tomuto vedení. Ve skutečnosti jsme nastavili vzorovou šablonu, která to udělá.

Formát Google podmíněné formátováním CRM

Pokud však chcete vědět, jak to udělat sami, postupujte takto:

  1. Vyberte buňku, řádek nebo sloupec, který chcete formátovat. Ve vašem CRM budete pravděpodobně chtít vybrat sloupec, protože všechny informace v každém sloupci jsou specifickým typem informací.
  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na váš výběr, nebo klikněte na nabídku „Formát“ a vyberte „Podmíněné formátování“.
  3. Poté obdržíte seznam pravidel platných pro výběra také možnost „Přidat nové pravidlo“.
  4. Dále v poli nazvaném „platí pro rozsah“ byste měli vidět svůj výběr. Pokud ne, jednoduše přidejte rozsah buněk, do kterých chcete přidat formátování.
  5. V poli „Formát buněk, pokud…“ vyberte podmínku, kterou je třeba splnit, aby se formátování mohlo použít. To může souviset s datem nebo jinou hodnotou. Můžete dokonce přidat podmínku pro pole, které je prázdné nebo obsahuje určitý typ textu.
  6. Nakonec vyberte formátování, které by se mělo použít, pokud je splněna podmínka, kterou jste použili. Můžete změnit barvu, písmo nebo styl v buňce.

Použít seznamy ověření dat

Dalším užitečným typem automatizace je přidání ověření dat, což znamená, že do buňky nebo rozsahu lze přidat pouze určité typy dat. Ve vzorové šabloně jsme použili tuto funkci ve sloupcích „Typ kontaktu“ a „Stage“, abychom omezili informace na konkrétní seznamy. Proces nastavení je podobný přidávání podmíněného formátování a pomáhá udržovat vaše data CRM čistá a organizovaná, takže můžete snáze třídit a jednat podle svých kontaktních informací.

Google Sheets Ověřování dat CRM

Chcete-li přidat ověření dat do služby Google Sheets, postupujte takto:

  1. Vyberte buňku, řádek nebo sloupec, ke kterému chcete přidat ověření dat. S největší pravděpodobností budete chtít vybrat sloupec, protože všechny informace v každém sloupci jsou specifickým typem informací.
  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na váš výběr, nebo klikněte na nabídku „Data“ a vyberte „Ověření dat“.
  3. Zvolený výběr by měl být uveden v poli „Cell Range“. Pokud ne, můžete jej přidat ručně.
  4. Vyberte typ ověření, které chcete použít. Vybrali jsme „seznam položek“.
  5. Zadejte seznam, který chcete použít pro rozbalovací nabídku, s každým výrazem odděleným čárkou.
  6. Chcete-li se ujistit, že lze použít pouze seznam termínů, vyberte možnost „Odmítnout vstup“ v poli „Neplatná data“.
  7. Uložte změny.

Integrujte s jinými nástroji

Jakmile nastavíte svůj CRM systém, můžete použít nástroje automatizace třetích stran, které vám pomohou udržet aktuální data CRM při generování nových potenciálních zákazníků. Pokud například používáte nástroj pro generování tipů jako Mailchimp, Zapier bude posílat nové účastníky, kteří vyplní formulář pro předplatné na vašich webových stránkách přímo do tabulky jako nové řádky. Zapier vlastně dělá toto snadné, což vám umožní mapovat pole přímo z formuláře do příslušných polí v tabulce CRM.

Mailchimp do integrace s Google Sheets s Zapierem

7. Generování sestav

Použití tabulkového procesoru pro CRM vám umožňuje udržovat vaše informace organizované a vytvářet základní přehledy pomocí již zmíněných funkcí a dalších funkcí v rámci Google Sheets nebo Excel. Nyní budeme hovořit o několika způsobech, jak můžete použít svá data k usnadnění procesu prodeje tím, že vám poskytnete přehledy a informace o svých kontaktech.

Seřadit podle sloupců

Vaše CRM data mohou být tříděna podle sloupců, což umožňuje uchovávat data organizovaná podle charakteristik nebo typu kontaktních informací. Můžete například udržovat své nabídky a kontakty v abecedním pořadí, v pořadí podle hodnoty transakce nebo v pořadí posledních kontaktů. Pro třídění dat přesuňte kurzor nad horní řádek a klikněte na šipku výběru, která se objeví. Posouvejte nabídku dolů a vyberte, zda se má sloupec seřadit vzestupně nebo sestupně.

Google Sheets Možnosti třídění CRM

Vytvořit filtry

Filtrování je extrémně výkonný nástroj, který umožňuje vytvářet individuální pohledy na základě konkrétních podmínek nebo hodnot. Jako příklad můžete vytvořit zobrazení, které vám ukáže, že jste v posledním měsíci neoznámili, že jste s ním komunikovali, nebo zobrazení, které zobrazuje všechny nabídky nad 5 000 USD s pravděpodobností uzavření alespoň 80%. Pomocí filtrovaných zobrazení můžete generovat přehledy, které vám umožní nahlédnout do kontaktů, na kterých můžete pracovat.

Nastavte filtry výběrem nabídky Data> Filtrovat pohledy> Vytvořit nové zobrazení filtru. Potom můžete vybrat sloupce, které chcete filtrovat a jak chcete zobrazit svá data. Filtrování odstraní z zobrazení všechny záznamy, které neodpovídají podmínkám, které jste nastavili.

Používání zobrazení filtrů v aplikaci Google Sheets CRM

Časté dotazy (FAQ)

Který nástroj tabulky bych měl použít?

Konkrétní tabulka, která je nejlepší pro vaše podnikání, závisí na několika faktorech. Pokud je sdílení a spolupráce v reálném čase nejdůležitější, je služba Google Sheets tou nejlepší volbou. Pokud je kompatibilita s PC a pokročilé funkce produktivity nejdůležitější, je Microsoft Excel tou nejlepší volbou.

Kdy mám přejít na CRM?

Rozhodnutí vzít si skok a přihlásit se k plnohodnotnému CRM závisí na mnoha faktorech. Obecně řečeno, pokud spravujete více než 50 kontaktů nebo více než pět obchodů najednou, má smysl začít se dívat na software specifický pro CRM.

Jaký je rozdíl mezi tabulkovým a databázovým softwarem?

Tabulka je soubor záznamů organizovaných v řádcích a sloupcích buněk, které lze třídit a filtrovat. Tabulky navíc umožňují, aby výpočty a jiné formátování byly aplikovány buď na jednu buňku nebo na oblast buněk. Databázový software také udržuje sbírku informací, ale primárním rozdílem je, že jsou relační (což znamená, že můžete navázat různé typy dat pro navázání vztahu mezi nimi).

Jako příklad můžete mít kontakt v databázi a tento záznam připojit k obchodní příležitosti nebo účtu. Databáze sleduje vztah a uchovává data v zákulisí. Tabulkové procesory umožňují určitou schopnost propojovat buňky a listy, ale mají omezenou schopnost navázat vztahy mezi různými typy záznamů.

Sečteno podtrženo: Google listy jako CRM

Pro podniky, které chtějí převzít kontrolu nad svými kontakty a uzavřít více obchodů, může vytvoření CRM v tabulkovém procesoru pomoci zefektivnit úsilí v oblasti obchodní komunikace. Zatímco tabulkový procesor, například Google Sheets, postrádá pokročilé funkce obsažené ve specializovaném softwaru CRM, může se jednat o nízkonákladový způsob, jak se dostat z doručené pošty a směrem k produktivnějšímu prodejnímu procesu.

Pro podniky, které jsou připraveny učinit skok k vyhrazenému softwaru CRM, doporučujeme společnost Freshsales, která nabízí správu kontaktů a obchodů, sledování e-mailů, volání v aplikaci a funkce bodového hodnocení za pouhých 12 USD na uživatele měsíčně. K dispozici je také bezplatný plán řízení kontaktů. Navštivte jejich webové stránky dnes, abyste mohli zahájit 14denní zkušební verzi, nebo se zaregistrovat k jejich plánu navždy

Navštivte Freshsales

Loading...