Top 25 tipů pro služební cesty od profesionálů

Podle korporátního cestovního indexu z roku 2018, který zveřejňují Business Travel News, podniky utratí v průměru 1425 dolarů na vyslání zaměstnance na třídenní služební cestu. Služební cesty jsou často nezbytnou a nákladnou součástí mnoha pracovních míst, takže by bylo rozumnější maximalizovat hodnotu každé cesty. K tomu, abyste co nejlépe využili své služební cesty, je zde 25 nejlepších tipů na služební cesty od profesionálů.


1. Rozvíjejte vztah se svými hotely Go-To

Chris Wain, obchodní ředitel Afrika Travel

Pokud stále navštěvujete stejné místo, najděte si hotel, který se vám líbí, a zajistěte, aby vaše ubytování na každé cestě. Tímto způsobem můžete postupem času vyjednávat ceny hotelu; Pokud víte, že budete v tomto městě pobývat nejméně dva týdny po celý rok, je to dva týdny, kdy se hotel nemusí obávat, že jejich pokoje budou prázdné. To vám dává možnost vyjednat nějaký speciální kurz předem vaší cesty. Mnoho hotelů je známé pro poskytování firemních sazeb a slev pro věrné zákazníky, takže to nemůže ublížit se zeptat. Navíc návrat do hotelu, o kterém víte, že se vám bude líbit, pomůže vážně snížit úroveň stresu. Víš, co dostaneš, a víš, že se ti to líbí.


2. Využijte Online Flight Booking Tools k nalezení nejlepších cen letenek

Kenny Colvin, kreativní ředitel, Giant Squid Creative

Provozuji butikovou kreativní agenturu, která mě pravidelně přivádí mezi NYC, Tokio, Austrálii a Londýn. Nemám vždy dostatek prostředků na létání v obchodní třídě a někdy to nedává ani finanční smysl, i když máme peníze. Nejprve navrhuji, abyste se při rezervaci letecké dopravy vždy podívali na Kajak a Google. Máte-li konkrétní leteckou společnost nebo spojenectví, které dáváte přednost, oba jsou skvělé při třídění. Jejich algoritmy jsou trochu jiné, takže doporučuji vždy kontrolovat oba, ale když to uděláte, nezapomeňte zkontrolovat víceměstské lety. Pokud chcete přijet nebo jít co nejrychleji, vyberte si město, které byste měli mít na svém letišti. V opačném případě si můžete vybrat město náhodně a udělat stejný den obrat, nebo se můžete rozhodnout strávit den v novém městě.


3. Využijte své body odměny kreditní kartou

Mikey Moran, CEO, Private Label Extensions

Naše společnost je opravdu zaměřena na růst a musí být skromná se všemi náklady. To je důležité zejména při služební cestě. Maximalizuji své odměny získané z kreditních karet AMEX a Capital One na pokrytí nákladů na všechny náklady na služební cesty naší společnosti. Použití Capital One bodů vám umožní rezervovat Delta lety a stále vydělávat SkyMiles, které mohou být použity pro budoucí cestování. Je to nejvýkonnější kombinace úspor cestování. Ve skutečnosti jsem v současné době v Guangzhao, Čína, setkání s dodavateli, a všechny mé lety a hotely byly zaplaceny za odměny body.


4. Najít alternativní ubytování

Alex Membrillo, CEO, kardinál digitální marketing

Největším tipem, který musím učinit cestování efektivnějším a cenově dostupnějším, je prostě rezervace v Airbnb, nikoli v hotelech. Když jdeme na konferenci a potřebujeme přivést několik lidí, díváte se na 250 dolarů za pokoj a noc na tři noci (a to je v našem případě 2,250 USD). Spíše než platit tuto obrovskou sumu, můžete si rezervovat na Airbnb v blízkosti kongresového centra a zaplatit 250 dolarů za noc, nebo 750 dolarů, což ušetří náklady na dvě vstupenky!


5. Najměte si cestovní agenturu pro efektivitu

Diana Vicheva, vedoucí marketingu obsahu, ExpoBeds

To šetří čas i peníze, protože vše, co musíte udělat, je dát jim vědět, kolik lidí cestuje a jaký typ ubytování je vyžadován - pokud se vám jejich návrhy nelíbí, můžete se podívat jinam, ale pokud tak učiníte, zarezervujete si Vaše doprava nebo hotel pro vás a vše se děje během několika minut. Kupní síla a objem rezervací B2B agentury jim umožňuje vyjednávat slevy, které jednotlivý cestující nebo skupina nemůže získat. Díky svým službám mají malé podniky přístup k mnohem nižším cenám pokojů, než je možné najít na internetových stránkách hotelu nebo na rezervační platformě pro turisty. Využívání služeb cestovní kanceláře také šetří čas a úsilí, které je lépe vynaloženo na přípravu na nadcházející schůzku / akci, než na prohlížení levných hotelů.

V mnoha případech je jedinou šancí získat nemovitosti nebo lety uvedené jako plně obsazené prostřednictvím cestovní kanceláře. A konečně agenti mají cenné informace a rady o každém cílovém místě a jsou ochotni se o ně podělit se svými zákazníky, což může usnadnit i služební cestu.


6. Zůstaňte organizovaní

Dana Humphrey, vedoucí publicista a vlastník, Whitegate PR

Hodně cestuji za prací, z Floridy do Vegas do Ekvádoru, a já jsem obvykle na autobusu, vlaku, lodi nebo letadle! Navštěvuji obchodní výstavy, mluvím na konferencích a navštěvuji klienty. Klíčem k úspěchu, když neustále cestujete, je organizace. Mám napsaný denní plánovač, ve kterém vidím můj týden na první pohled, což mi pomáhá připravit si lety a plán, stejně jako se nepřesahují nebo nechybí žádné detaily.


7. Vždy přineste odemčený Smartphone

Andy Abramson, generální ředitel a zakladatel společnosti Comunicano

Pro začátečníky, při odemknutí smartphonu při cestování na mezinárodní úrovni vám ušetří peníze, protože si můžete zakoupit místní SIM karty a používat je pro místní volání, posílání SMS zpráv a samozřejmě pro bezdrátová data pro připojení k internetu. To je opravdu užitečné, protože můžete spojit svůj druhý telefon, tablet nebo počítač přes Bluetooth nebo Wi-Fi, účinně sdílet připojení a vyhnout se poplatkům za roaming. Odemčený telefon s lokální SIM kartou znamená, že se při nahrávání fotografií a videí může stát, že si je vezmete a budete čekat, až se někde dostanete k síti Wi-Fi. Rychlosti jsou rychlejší než roaming a pokud se účastníte obchodních konferenčních hovorů, znějí lépe, bez zpoždění, ke kterému dochází, když se touláte.

Ze všeho nejvíc, že ​​máte odemčený telefon, vám stále umožňuje zůstat v kontaktu se všemi vašimi obchodními kolegy, ale protože telefonní číslo je jiné, nebudete dostávat tyto otravné přerušení od těch volajících spamu z domova.


8. Udržujte klid a „pokračujte“

Christian Eilers, kariérní poradenství a cestovní spisovatel, Zety

Jedním z největších zhoršení při létání do práce je pozdě na letiště; dobře, když není kontrola tašky, můžete obvykle přeskočit linky na přepážce a hlavu přímo na získání probed a prodded na bezpečnost (po kontrole v on-line). Přinesl svůj firemní notebook a obával se, že se o to postarají řidiči zavazadel? Vyhnete se této úzkosti, když ji zvládnete po celou cestu. Kromě toho máte oči na tašce po celou cestu, takže si můžete odpočinout (a létat) jistý s vědomím, že vaše taška nebude dostat špatně na cestě.

Chcete-li se vyhnout kontrole v zavazadlech, budete muset zabalit strategicky. Mohlo by to být služební cesta, ale jste také nadšeni prozkoumat památky a nechat si vlasy dolů. Sbírejte své nejvšestrannější oblečení. Přineste boty, které vypadají ostře v zasedací místnosti, ale mohou také držet až na noc na tanečním parketu. Poloformální, jednobarevný sako je perfektní víceúčelový módní kus, který během dne funguje jako polovina vašeho obleku a pěkný doprovod s džíny na večer.


9. Podívejte se na památky, když můžete

Bernard Sury, Business Developer, GuruWalk

Zatímco v zahraničí pracujete, neměli byste ztratit příležitost poznat město, jeho hlavní atrakce a skryté kameny. Velmi zábavný a cenově dostupný způsob, jak to udělat, je prohlídka na základě tipů. Za pár hodin budete mít dobrý přehled o městě a můžete dát to, co chcete po prohlídce, podle svého rozpočtu a zkušeností. Většina prohlídek může být rezervována den před, zdarma, což z něj činí ideální volbu, pokud máte schůzku zrušeno. Jak už bylo řečeno, je to také velmi zábavná zkušenost, protože průvodci dělají maximum, aby získali více tipů. Ideální pro odpočinek po náročném dni.


10. Správa vašich nákladů pomocí webových nástrojů

Rodolphe Ardant, generální ředitel, Spendesk

Jedním z aspektů služebních cest, které jsme se všichni naučili žít, je řízení výdajů. Zaplatíte za jídlo a další výdaje, uložíte své účtenky - obvykle v chaotickém hromadě - pak vyplňte bolestivou zprávu o výdajích v určitou dobu během šesti měsíců po vaší cestě, když jste zapomněli, na co byly všechny výdaje. Pokud jste použili firemní kartu, musíte doufat, že jste neudělali žádné chyby. Pokud jste použili své vlastní peníze, doufáte, že společnost uhradí celou částku.

Jedním ze způsobů, jak se tomuto tanci vyhnout, je použít nástroj pro správu výdajů jako Spendesk. Vyberete rychlou fotografii každé účtenky a pak vám aplikace vytvoří zprávu o výdajích. To šetří čas cestovatele, ale také pomáhá finančnímu týmu sledovat vše. A žádné ztracené příjmy!


11. Přineste dostatek vizitek, když cestujete

Maggie Alland, Editor, Fit Small Business

Je důležité, abyste při jednání, zejména v zámoří, vždy dali nejlepší nohu dopředu. Ale vaše podnikání oblečení není kompletní bez dobře-made vizitky na ruce. Zajistěte si nezapomenutelný první dojem tím, že se ujistíte, že vaše vizitky jsou profesionálně vytištěny s Vistaprint. Vistaprint je poskytovatelem vizitek výběru pro malé firmy s přijatelnou cenou a skvělou dobou obratu. A pokud jste ještě nedokončili design vizitek, můžete si jednoduše vybrat z více než 10 000 šablon nebo získat pomoc od jednoho z jejich profesionálních návrhářů.


12. Použijte obchodní kreditní kartu

Jacob Lunduski, analytik finančního průmyslu, Insider kreditních karet

Pokud vaše podnikání cestuje často, obchodní cestovní kreditní karty mohou vaše cesty jednodušší a cenově dostupnější. Kreditní karta pro služební cesty obvykle vydělává odměny, jako jsou cestovní body, což znamená, že čím více vaší organizace cestuje, tím více možností je bezplatná nebo zlevněná cesta. Tyto karty někdy zahrnují výhody, jako je přístup do salonku a modernizovaná sedadla pro zaměstnance, což usnadňuje cestování. Konečně, pomocí kreditní karty poskytuje výhody, jako je ochrana nákupu, prodloužené záruky a cestovní pojištění.


13. Vytvořte itinerář pro vaše cesty

Joseph Robison, ředitel marketingu, události seznamu lopat

Služební cesty jsou složité a hodně se může pokazit. Jediná nejlepší věc, kterou můžete udělat, je vytvořit přísný itinerář schůzek, dopravy a další logistiky. Sledujte sdružení a dopravní společnosti, se kterými pracujete. Ujistěte se, že jsou nastaveny a připraveny na předem určené uspořádání. Je to jednoduchá a účinná taktika. Vytvořte solidní itinerář s cílem snížit množství odpadu a zajistit, aby byl výlet hyperaktivní. Stanovený harmonogram odstraní neproduktivní mezery v čase a poskytne zaměstnanci jasnou vizi toho, co je třeba udělat. Měkké uspořádání v rozvrhu může být katastrofální pro návratnost cesty. Zrušení lze použít pro něco jiného. To je vlastně velmi běžné. Společnosti budou provádět měkká opatření pro služební cesty a často se tato ujednání zruší. Proto musíte dobře naplánovat a sledovat všechny plány a opatření.


14. Přiveďte svůj vlastní zdroj napájení

Chris Reimer, výkonný ředitel společnosti Boosa Tech

Nikdy nezapomeňte zabalit více power bank / přenosných telefonů nabíječky při cestování pro podnikání. Nízká úzkost baterie je skutečná - je to i název: Nomophobia (Google it!). Upozornění: při cestování se zhoršuje úzkost baterie. Není důvod přistávat v cílovém místě na 10% telefonní síle. Jako podnikatel si nemohu dovolit ztratit spojení se svými zákazníky, sociálními médii, e-mailem, okolním světem. I malá energetická banka tento problém řeší a eliminuje zbytečný stres.


15. Cestujte světlem tím, že pronajmete obchodní oděv od profesionálů

Ambika Singh, CEO, Armoire

Snažit se přijít na to, co se nosí na služební cestě, může být skutečný boj. Moderní, profesionální žena potřebuje šatní skříň a službu, aby udržovala krok s jejím rušným životním stylem. Vezměte stres z balení a zvážit neustále se měnící šatní skříň, bez viny nákupu nových oděvů, rostoucí unavený z nich, nebo prochází problémy a náklady na suché čištění. Firmy jako Armoire nabízí data-řízený a curated skříň pro ženy na základě stylu a fit preference. To zahrnuje neomezené výměny, takže pro každou příležitost máte vždy něco nového. Zapomeňte na dny „Co mám nosit?“ A zaměřte se na to, na čem záleží.


16. Váš lednička hotelu

Marcey Raderová, certifikovaná produktivita a trenér zdraví, MarceyRader.com

Číslo jedna chyba obchodní cestující, aby se jíst, jako by byli na dovolené. Tento druh životního stylu je nezdravý a drahý, zvláště když jedíte na každé jídlo; Po dlouhém dni se však může zdát, že pohodlné stravování se jeví jako nejjednodušší řešení. Chcete-li, aby vaše cestování bylo pro vás a vaši peněženku jednodušší, zásobte hotelovou lednici výživnými předměty, které můžete konzumovat po celou dobu vaší cesty. Vařená vejce dělají skvělou snídani nebo svačinu možnost s proteiny, aby vás plná. Rotisserie kuře je další skvělá volba, která vám umožní ohřívat různé velikosti porcí snadno, skladování zbytek v lednici na další jídlo. Také zkuste nákup vegetarián talíř-oni nejsou jen pro strany! -, které budou maximalizovat vaši peněženku tím, že poskytuje více dnů 'výživné občerstvení v jednom hromadném nákupu.


17. Investujte do cestovního pojištění

Justin Tysdal, generální ředitel a cestovní expert, sedm rohů

Pokud cestujete často za obchodem mimo svou domovskou zemi, roční cestovní pojištění je skvělý způsob, jak zajistit, že budete mít pokrytí, když ho budete potřebovat, a to i na okamžik. Tento typ plánu dává zaměstnavatelům klid, vědí, že jejich zaměstnanci mají vysokou úroveň lékařské ochrany, dávky v případě nouzové lékařské evakuace a krytí ztracených zavazadel a zpoždění zavazadel. Vzhledem k tomu, že globální obchodní svět pokračuje v expanzi, je důležité, aby obchodní cestující znali své domácí zdravotní pojištění, které nemusí dodržovat, když cestují do zahraničí. A pokud cestují do oblasti bez odpovídající lékařské péče, je nouzové lékařské evakuační pokrytí klíčem k tomu, aby bylo zajištěno, že mohou být v případě potřeby přemístěny na místo, které má náležitou lékařskou péči.

Plán ročního cestovního pojištění je obzvláště užitečný pro zaměstnance, kteří cestují tam a zpět do okolních zemí, jako jsou obyvatelé USA, kteří cestují do Kanady a Mexika. Roční plán vám navíc ušetří čas - vyplníte jednu žádost a jednou ročně zaplatíte za pokrytí. To je také typicky ekonomičtější pro ty, kteří často cestují.


18. Vyhněte se vysokým pojistným připojeným k Last-Minute Airfare

Christal Bemont, SVP a GM Global Small and Midsize Business Unit, SAP Concur

V poslední hodině se schůzky a plánované změny stanou nevyhnutelnými. Rezervace last-minute letů obvykle vede k obloze-vysoké letenky, ale existují způsoby, jak udržet pojistné na minimální. Nedávná data SAP Concur ukázala, že je nejlepší rezervovat lety alespoň osm dní nebo více v předprodejích rezervovaných méně než sedm dní před odletem může být v průměru o 44 procent dražší než stejná jízdenka rezervovaná 15 dní předem. Můžete si uložit 148 dolarů za jízdenku při rezervaci nejméně osm dní ven.


19. Vědět, kdy rezervovat a létat

Grainne Kelly, zakladatelka, BubbleBum

Nejlepší čas na nákup domácí letenky je v úterý kolem poledne. Prodej leteckých společností obvykle trvá pouze tři dny nebo méně a má tendenci publikovat v úterý. Také nejlepší dny na cestování jsou úterý, středa a sobota. Pokud přijmete spojovací let, budete téměř vždy platit méně. Cestujte mimo sezónu, protože můžete získat lepší nabídky pro lety a hotely. Výlety a místní lokality také nabízejí levnější ceny. Další perk je, že nemusíte bojovat jako mnoho turistů a můžete zažít soukromou pláž nebo více možností zábavy.


20. Spojte se s místními společnostmi dříve, než budete cestovat

Gabor Koncz, zakladatel, Automizy

Pokud je to dlouhá služební cesta, můžete mít spoustu času na spojení s místními společnostmi. Proto je dobré začít kontaktovat je prostřednictvím sociálních médií a poslat e-mailem několik týdnů či měsíců předem, abyste měli předem naplánované schůzky, když přistáváte. Také, balení moudře a patří moc bank, které mohou dobíjet telefon. Je také vhodné přistát několik dní před vašimi schůzkami / událostmi, abyste měli čas na relaxaci a zbavení se jet jet. Nakonec se ujistěte, že jste udělali nějaké prohlídky; někdy inspirace pochází z poměrně nepravděpodobných míst.


21. Připravte si plán pro pravidelné pracovní vytížení

Jon Brodsky, Country Manager, Finder.com

Pracovní cesty plány běží docela těsně a nemusíte mít moc času, aby si své pravidelné požadavky bez obětování spánku. Kromě toho, že jste před odchodem co nejpokročilejší, získejte co nejaktuálnější informace o své pracovní zátěži. Také by stálo za to zjistit, zda existují někteří kolegové, kteří vám mohou pomoct vyzvednout si nějaké uvolnění, když jste mimo kancelář.


22. Buďte citliví na kulturu svého cíle

Shyam Krishna Iyer, zakladatel, charitativní organizace SKI

Častou chybou mnoha lidí je ignorovat nebo vyhýbat se významu společenských zvyklostí v zámoří. Buďte otevřeni přijímat pohostinnost a angažovat se s úctou a trpělivostí a porozuměním výzvám, které jsou životu v jejich zemi vlastní. Vyzkoušejte si místní jídlo, hledejte rozhovory s různými členy komunity a udělejte si čas na posezení a poslech. Tento typ zaměření na služební cesty mi pomohl dozvědět se o kultuře a lidech, s nimiž bych nakonec řídil mezinárodní charitu, která posiluje stovky žen.


23. Odpočinek během výpadku

Maura Thomas, TEDx Speaker, trenér a autor, MauraThomas.com

Jako trenér produktivity jezdím poměrně často. Někdy může být docela dost prostojů. Mohlo by to být dlouhé zpoždění mezi lety nebo zrušené lety, které vyžadují přeúčtování na pozdější let. To často způsobuje cestujícím velký stres. Ale nebojte se prostojů. Pokud se váš let zpozdí, můžete si zpravit kontrolu e-mailu nebo jiné práce. Ve skutečnosti však může být produktivnější použít tuto neočekávanou dobu k meditaci nebo jen k tomu, aby se vaše mysl nechala bloudit. Tento druh duševní přestávky opravdu zvyšuje vaši produktivitu a kreativitu.


24. V průběhu přípravy vytvořte seznam úkolů v obchodní show

Některé z důležitých tipů pro služební cesty se týkají toho, jak být efektivní, když potřebujete věci přinést. To je obvykle případ, kdy cestujete, abyste se zúčastnili obchodních výstav a expozic. Příprava je klíčem k minimalizaci stresu z cestování s velkými prezentacemi a marketingovými materiály. Článek Skyline vám přináší seznam věcí, které musíte udělat, než odejdete na veletrh.


25. Zúčastněte se síťových funkcí

Jakmile budete znát svá data cesty, podívejte se na možnosti vytváření sítí ve svém cíli. Zkontrolujte události v okolí a najít způsob, jak zmáčknout jeden do svého plánu, pokud je to možné. Možná budete chtít zvážit prodloužení dalšího dne, pokud to bude mít za následek nižší cenu letounu při získávání nových zákazníků. Buďte vždy připraveni mít další vizitky po ruce. Pokud nevíte, kde začít kontrolovat, Skyline uvedl tipy, jak najít obchodní sítě události v každém cíli


Přes tebe

V této globální ekonomice se cestování stalo nedílnou součástí každého podnikání, což je důvod, proč tyto tipy pro služební cesty mohou významně ovlivnit výsledky vaší společnosti. Maximalizujte své investice a nechte cestování stát se příjemným zážitkem.

Chybí nám vaše oblíbené tipy na služební cesty? Podělte se s námi o tyto komentáře!

Loading...